Optimizando el tiempo de un Creativo Colombiano

No es un secreto que el término “creativo” tiene una connotación positiva en la amplia extensión de la palabra, pero también carga con ciertos visos que enturbian en algo lo magnífico del significado o lo que representa (no es algo generalizado). Me refiero de forma exclusiva a las expresiones “desorden”, “incumplimiento”, “compromiso”, “olvidadizo” entre tantas otras.

¿Somos los creativos desordenados?, ¿incumplidos?, “olvidadizos”, etc., etc.?.

Es evidente que no podríamos generalizar. La propuesta que traigo en éste momento, simplemente tiene en cuenta la idea de “siempre hay algo para mejorar”.

Permanentemente, en el día a día de nuestras profesiones nos enfrentamos a pequeños y grandes retos como citas, proyectos, llamadas, comités, documentación, construcción o mejoramiento de metodologías, entre tantos otros. Cuando la actividad laboral se incrementa, el control de aquellas pequeñas/grandes tareas se puede entorpecer y, de un momento a otro, podemos vernos sumergidos entre papelitos, post-its, llamadas por hacer que nunca se efectuaron, citas que se incumplieron y, al final de la cadena está el cliente con cara de pocos amigos, con el ceño fruncido y bajo el brazo argumentos contundentes.

A todos aquellos que sienten que lo anterior los ha tocado, voy a mostrarles una “forma de hacer las cosas” que puede reducir el riesgo de “enredarse la vida”. Se trata de Getting Things Done (GTD)  para Creativos. ¿Por qué para creativos? Realmente es para casi cualquier persona pero el inviduo que me ocupa por la actividad que desarrollo es el creativo colombiano.

¿Qué es Getting Things Done (GTD)?

Es una metodología para la gestión de actividades.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.  Fuente: Wikipedia.

La idea con GTD no es “enredarse la existencia” metiéndole procedimientos, protocolos a lo que ya hacemos sino buscar un mejor desempeño diario en cada actividad en la que nos involucramos.

Hay cientos de herramientas que permiten lo anterior. Particularmente he pasado de una a otra, partiendo de la aplicación propuesta por el mismo David Allen, hasta varias que gestionan todo lists, calendarios, proyectos, etc, etc. Esto me ha mostrado que el éxito de la metodología no se basa en una herramienta, existen varios factores donde uno de ellos es la simpleza, la practicidad, algo que hace que pueda verlo aplicable en el trajín cotidiano.

Entrando en materia, GTD se basa en 4 principios básicos:

1. Recopilación de datos. Esta fase no puede tomar mucho tiempo. El creativo lo único que debe hacer es capturar la tarea o la idea. Puede usarse un editor de textos o post-its de papel. Yo recomiendo que se use Google Notebook (http://www.google.com/notebook) ya que permite ordenar la información en libros, es práctico y gratuito.
2. Procesamiento de datos. Rápidamente se define qué hacer, si las actividades se deben archivar, delegar, eliminar o hacerse en menos de 2 minutos.
3. Organizar.  Se decide cuando se deben hacer las tareas y qué tiempos se toma cada actividad.
4. Revisar. La revisión garantiza que todo salga como se ha planeado. Es recomendable realizar ésta actividad dos veces al día.

Llevándolo a la práctica:

6:00 am. Abro Google Notebook (Inbox), creo un libro llamado INBOX, que es donde se registrarán todas las actividades del día, y las listo. No se me puede quedar absolutamente nada. Inicialmente no será tan fácil y, muy seguramente tendré que acudir a los papelitos que tengo en el escritorio o los post-it que se encuentran pegados en el monitor, pared y hasta en las patas de la mesa. Luego de listarlas les asigno prioridades o las ordeno de acuerdo a su importancia.

6:20 am. Defino qué va a suceder con cada una de ellas, ésto quiere decir, que si una de las actividades es una cita fuera de la oficina, pasará al Google Calendar con fecha y hora (herramienta recomendada por su facilidad de manejo, viabilidad para el trabajo colaborativo y gratuidad), si es el registro de los datos de un contacto se hará a través de Google Contacts (herramienta recomendada), si es una actividad que forma parte de un proyecto, se registra en Google Tasks, si es crear un acta, una propuesta comercial o documento, se hará con Google Docs.

7:00 am. Revisión del orden del día.

2:00 pm. Revisión del orden del día.

El control de tiempos para las tareas puede ser viable para cierto tipo de profesionales.  Para aquellos que tienen ese hábito, les recomiendo el todo list Forcedo.

Cada individuo ajustará la metodología a sus necesidades e incorporará las herramientas que considere útiles para optimizar la administración del tiempo. Tanto Gmail, Google Reader, Delicious o Skype,  son infaltables.

- Carlos Cortés -